Az Államreform Operatív Program pályázatán 42 millió forint vissza nem térítendő európai uniós támogatást kapott a hegyvidéki önkormányzat a polgármesteri hivatal szervezeti struktúrájának és működési kultúrájának fejlesztésére. Ennek révén korszerűsödhetnek a döntési mechanizmusok, javulhat a gazdálkodás eredményessége, és nem utolsósorban új ügyfélbarát megoldások jelenhetnek meg, erősítve az önkormányzat szolgáltató szerepét.

 

Dr. Vörös Álmostól, a polgármesteri hivatal munkatársától megtudtuk: a projekt legnagyobb léptékű és legfontosabb része a hivatalt és intézményeit is érintő, komplex folyamatfelmérés, szervezetfejlesztés és rendszerterv elkészítése, ami összesen hét szervezeten belüli eljárást érint. Felülvizsgálják és fejlesztik a képviselő-testületi munka támogatását, a beszerzés- és igénykezelést, továbbá a kötelezettségvállalások, a számlaengedélyezés és utalványozás, a kintlévőség-kezelés, a feladatmenedzsment és az információáramlás rendszerét. A helyzetértékelés és a célok felállítása után felmérések és interjúk készülnek, ezt követően folyamatleírások születnek, amelyeket rendszertervvé véglegesítenek – így határozzák meg a következő lépéseket.

 

Az intézkedések keretében megújítják a hivatal közbeszerzési szabályzatát, amivel költséghatékonyabbá, továbbá környezettudatosabbá válhat a beszerzési tevékenység. A környezetvédelmi szempontokat oly módon kívánják érvényesíteni, hogy a környezetbarát módon működő, s erről tanúsítvánnyal rendelkező cégeket előnyben részesítik a közbeszerzési eljárások során. A vagyongazdálkodást is eredményesebbé kívánják tenni egy átfogó koncepció kidolgozásával.

 

Vörös Álmos elmondta: a projekt részeként továbbképzéseket tartanak a hivatali dolgozóknak. A vezetők számára szervezett, projektszemléletet erősítő képzés már lezajlott, a jövőben pedig mintegy száz, az ügyfelekkel kapcsolatot tartó munkatárs vesz részt kommunikációs gyakorlaton, valamint az elektronikus ügyintézésről szóló kurzuson.

 

Ami a fejlesztések technikai részét illeti: a hivatalon belüli kommunikáció javítása érdekében egy korszerű intranet – belső hálózati – rendszert építenek ki, amellyel gyorsabbá, egyszerűbbé válhat a munka. Az elektronikus iratkezelő programot ügyintézési határidő-figyelési és hatékonyságmérési funkciókkal egészítik ki. Ügyfélirányító rendszert állítanak fel, amelynek elemeként a hivatal épületén belül több irodánál is bevezetik a sorszámkiadást. Akik az ügyeket elektronikusan intézik, az önkormányzat honlapján találkozhatnak majd további fejlesztésekkel.

 

Az ügyintézés megkönnyítése céljából az önkormányzat tájékoztató anyagokat szándékozik eljuttatni a lakossághoz, továbbá a Hegyvidék Televízióval együttműködve heti rendszerességgel jelentkező műsort szeretne indítani a leggyakoribb ügycsoportokkal kapcsolatos szabályok, információk ismertetésére.